La gestión de las vacaciones en las empresas es un tema complejo que requiere un enfoque cuidadoso para equilibrar el bienestar de los colaboradores con las necesidades operativas y la prevención de sobrecostos laborales. Además, es fundamental considerar las posibles revisiones por parte de las entidades fiscalizadoras, lo que añade un nivel adicional de responsabilidad para los departamentos de recursos humanos.

Gina Roca, Directora de Servicios de Gestión de Nóminas y Administración de Personal en BDO Business Services & Outsourcing, señala que una gestión efectiva de las vacaciones es clave para evitar riesgos ante las autoridades fiscales. Para ello, las empresas deben establecer políticas claras que garanticen un control adecuado y cumplan con las normativas vigentes.

Estas políticas deben incluir directrices específicas para la planificación y aprobación de vacaciones, mecanismos para monitorear el uso adecuado de los días de descanso y estrategias para minimizar el impacto en la operación diaria de la empresa. De esta manera, se asegura un equilibrio entre el respeto a los derechos de los trabajadores y el cumplimiento de las obligaciones legales.

Para evitar riesgos ante la autoridad fiscalizadora, es esencial que las empresas implementen políticas claras y efectivas de gestión de vacaciones.

Políticas esenciales para una administración eficiente de la gestión de vacaciones

- Planificación anticipada: Establecer un calendario de vacaciones que permita a los colaboradores planificar con anticipación y a la empresa gestionar la operación de manera eficiente.

- Flexibilidad: En casos donde se detecte que los colaboradores no podrán tomar sus vacaciones dentro del período estipulado, es recomendable generar acuerdos para la reducción de días acumulados ("compra" de vacaciones) hasta un máximo de 15 días.

- Generar convenio: La ley permite a las compañías suscribir convenios para acumular dos períodos vacacionales y evitar que se genere indemnización vacacional, siempre que el colaborador haya gozado al menos 7 días de vacaciones.

En caso de que la empresa no siga las pautas mencionadas anteriormente y el colaborador no haya disfrutado sus vacaciones dentro del año siguiente a aquel en el que adquirió el derecho, percibirá lo siguiente:

a. Una remuneración por el trabajo realizado; (pagado en el mes que trabajó)

b. Una remuneración por el descanso vacacional adquirido y no gozado; y,

c. Una indemnización equivalente a una remuneración por no haber disfrutado del descanso.

El monto de las remuneraciones indicadas será el que se encuentre percibiendo el colaborador en la oportunidad en que se efectúe el pago.

Asimismo, deberá considerar que hay una excepción para el no pago de la triple vacacional, y es cuando se trata de gerentes o representante de la empresa que hayan decidido no hacer uso del descanso vacacional. Es necesario que exista una comunicación oficial sobre esta calificación del trabajador.

Finalmente, el uso de tecnología en la gestión de vacaciones es esencial para mejorar la precisión y eficiencia. Sustituir métodos tradicionales por herramientas digitales permite un control más efectivo, reduce errores y facilita la planificación. Implementar soluciones tecnológicas no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también optimiza la satisfacción y productividad de los colaboradores y del equipo de gestión humana.

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- Javier Hurtado, Socio de BSO - email: [email protected]

- Gina Roca, Directora de BSO - email: [email protected]

- BSO Comercial - email: [email protected]